Fitria Ramadhani
Sabtu, 23 Mei 2015
PEDOMAN PENULISAN JURNAL YANG BAIK DAN BENAR
Asslamu'alaikum, selamat siang para pemaca, apa kabar Anda hari ini, semoga dalam keadaan baik-baik saja, amien. mungkin bagi para senior yang sudah sering membuat jurnal panduan ini kurang begitu penting, namun bagi para pemula seperti saya panduan ini sangat bermanfa'at. sebenarnya saya juga bingung sebelumnya, yaitu bagaimana cara membuat jurnal yang baik dan benar. Namun untung lah Dosen saya memberikan panduan ini, yang saya ketik ulang, dan saya share disini, ya dengan harapan para sobat pembaca tidak mengalami kebingungan seperti yang saya alami sebelumnya. baiklah mungkin cukup pembukaannya. kita langsung ke materinya. berikut panduannya. selamat menyimak.
Jumat, 22 Mei 2015
MENGELOLA PONDOK PESANTREN BAHRUL ‘ULUM DENGAN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN
MAKALAH
MENGELOLA PONDOK PESANTREN BAHRUL ‘ULUM DENGAN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN
Memenuhi tugas Individu
MK Sistem Informasi
Menejemen Pendidikan
Dosen Pembimbing:
1. Dr. H. Nurpit Junus,
MM
Oleh
FITRIA RAMADHANI
NIM : 1410245744
PROGRAM PASCASARJANA
PRODI MANAJEMEN
PENDIDIKAN
UNIVERSITAS RIAU
2015
I.
PENDAHULUAN
Ilmu Pengetahuan dan teknologi
telah berkembang dengan sangat pesat dewasa ini sehingga dapat menawarkan
banyak kemudahan dalam berbagai kegiatan, mulai dari skala individu hingga
Industri. Kehadiran teknologi ini dimanfaatkan untuk menggantukan pekerjaan yang
sebelumnya dilakukan manual kini dapat dilakukan dengan lebih efektif dan
efisien sehingga mengurangi kesalahan akibat adanya faktor human error.
Pendidikan
sepanjang sejarahnya selalu bersifat antisipatif, yaitu mempersiapkan peserta
didik agar dapat melaksanakan peran dan tugas hidup dan kehidupannya di masa
depan karena pada masa depan banyak sekali perubahan sehingga diperlukan adanya
tranformasi pendidikan. Ini berarti bahwa pendidikan adalah wadah untuk
mentransformasikan ilmu pengetahuan dan teknologi demi kepentingan hidup
manusia. Oleh karena itu teknologi pembelajaran mempunyai peranan
yang sangat penting dalam upaya transformasi23 pendidikan.
Perkembangan
dunia sistem1 informasi2 merupakan salah satu contoh
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang mengalami kemajuan pesat.
Sistem Informasi merupakan sekumpulan komponen informasi yang saling
terintegrasi untuk menghasilkan tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud
diantaranya komponen Input20 model, output21, teknologi
database, dan komponen pengendali. Hampir tidak ada keterbatasan antara ruang
dan waktu sehubungan dengan teknologi sistem informasi tersebut, terutama
perkembangan Internet, intranet36 maupun ekstranet37.
Dimana dengan menggunakan teknologi ini, Informasi dari suatu tempat yang jauh
dapat diketahui dengan mudah menggunakan teknologi ini pada waktu yang
bersamaan, tentunya efisiensi ini sangat mengurangi biaya pejalanan dan dapat
digunakan untuk mengatur strategi yang tentunya dapat menguntungkan.
Saat ini kita berada pada era yang disebut era informasi. Era informasi
merupakan periode yang banyak melibatkan
banyak informasi dalam mengambil keputusan. Baik individu, peusahaan, industri
ataupun instansi pemerintah. Informasi sudah semakin mudah dioeroleh,
bervariasi bentuknya, terstruktur56 dan sudah semakin banyak
kegunaannya. Sistem informasi sangat diperlukan oleh berbagai pihak yang
terkait untuk mengolah data6 menjadi informasi, sehingga dalam
mengambil keoputusan informasi tersebut dapat berguna dengan baik. Sistem
informasi yang baik adalah sistem yang dirancang untuk mengolah data menjadi
informasi (Winarno,2009).
II.
PEMBAHASAN
II.I Sistem Informasi
Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan
sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walaupun tidak terdapat
konsensus tunggal, secara umum sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai
sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi,
manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. Sistem informasi
manajemen juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti “Sistem Informasi”,
“Sistem Pemrosesan23 Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambilan
Keputusan”.
Sistem Informasi Manajemen
menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan
berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial orgnisasi
dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita
yang tersebar dalam berbagai bentuk dikumpulkan, disimpan serta diolah dan
diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi
(Sentranet,2013).
A. Sistem
Semua
sistem memiliki 3(tiga) unsur atau kegiatan utama , yaitu :
1.
Menerima data sebagai masukan (input)
2.
Memproses data dengan melakukan
perhitungan , penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
3.
Memperoleh informasi sebagai keluaran
(output)
Prinsip ini berlaku baik untuk sistem
informasi manual, elektromekanis maupun komputer.
|
DATA INFORMASI
INPUT OUTPUT
Gambar
: Pengolahan Data
sistem menurut para
ahli, pengertian sistem diartikan sebagai berikut :
Menurut Ludwig Von
Bartalanfy, sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu
relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
Menurut Anatol Raporot,
sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
Menurut L. Ackof, sistem
adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Jadi, dari beberapa definisi sistem diatas, maka dapat disimpulkan, sistem
adalah sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi
dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai contoh,
dalam sistem komputer terdapat software10 (perangkat lunak),
hardware11 (perangkat keras), dan brainware16(sumber daya
manusia).
Dengan berbekal USB flashdrive54untuk menyimpan data dan modem17serta
seperangkat komputer yang terdiri dari Hardware11 (perangkat keras
yaitu input/output devices44 atau perangkat masukan dan keluaran
yang terdiri dari keyboard dan printer, monitor,CPU), software10 (perangkat
lunak yang terdiri dari program sistem aplikasi,program utility,sistem
operasi,bahasa pemograman sebagai alat interface antara software dengan user)dan
kita sebagai brainware yang lebih tepat disebut user tanpa ada batas ruang dan
waktu, semua informasi dari belahan dunia dapat kita peroleh dengan hitungan
detik yang dikenal dengan GIS (Global Informantion System)33.
Dengan sedikit rekayasa ulang58 program
komputer menjadi edu games dapat dipakai untuk media pembelajaran seperti
pengenalan anak terhadap e-learning34,e-commerce35 extranet,
intranet dan guru pun dapat menjelaskan mengenai kegunaan e-
KTP sampai masalah cyber crime yang dilakukan oleh cracker53 yang
merusak dan bukan hanya dapat membobol data security 57seperti
yang kita ketahui selama ini dengan sebutan yang familian hacker yang
mana biasanya dapat membuka sebuah kode rekening seseorang yang merupakan hak
privasi 60 sudah bukan informasi baru lagi buat anak
didik.
Era informasi yang kita hadapi pada hari ini memperlihatkan kecanggihan
yang menakjubkan dalam penerapan teknologi komunikasi data6. Hal ini
didukung oleh Attaran (2001:3) yang mengatakan bahwa “Teknologi Informasi
merupakan suatu alat yang memiliki keunggulan dalam menciptakan desain proses
yang baru sehingga terbentuklah sebuah tatanan masyarakat informasi sebagai
output dari pemrosesan distribusi informasi yang diperoleh dari akses informasi
yang sangat mudah.
Berbagai inovasi dalam bidang pendidikan pun dapat kita rasakan manfaatnya
sebagai sarana penunjang sistem pendidikan untuk meningkatkan kualitas
interaksi langsung antara pendidik dan anak didik. PC13 dan dekstop14dengan
fitur-fitur5 yang ada adalah piranti komputasi41 yang
sudah familiar bagi anak didik sehingga TIK dan multimedia45 menjadi
pelajaran yang wajib dikenalkan pada anak didik. Pemasangan network42
pada lembaga pendidikan menjadi kelengkapan fasilitas di setiap sekolah.
B.
Informasi
Informasi adalah data
yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan
memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan
keputusan saat ini maupun saat mendatang (Gordon B. Davis,1995).
Budi Sutedjo mengemukakan bahwa informasi merupakan
pemrosesan data yangdiperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk
yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan
dalam pemahaman fakta-fakta yang ada.
C. Manajemen3
Secara umum dikatakan bahwa manajemen merupakan
proses yang khas terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya (George R.
Terry, 1977
II.II Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
Sistem informasi manajemen pendidikan4
(SIMDIK) sebenarnya adalah hasil penerapan konsep sistem informasi manajemen
(SIM) dalam organisasi pendidikan. Dengan demikian, perbedaan pendapat
terhadap definisi konsep SIM juga berimplikasi pada definisi SIMDIK.
Untuk memahami konsep SIM, diperlukan juga pemahaman terhadap
perkembangan konsep itu sendiri dari waktu ke waktu.
Sistem
informasi manajemen merupakan pengembangan dari konsep sistem pengolahan
data elektronik (electronic data processing/EDP), biasa juga disebut sebagai
sistem pengolahan transaksi (transactions processing system/TPS), yang telah
diterapkan sejak tahun 1950-an pada organisasi bisnis. Mulai tahun
1960-an, dengan adanya pengaruh dari perkembangan teknologi dan cara penggunaan
komputer, konsep SIM mulai diperkenalkan. Kalau konsep EDP fokus pada data
(transaksi) dengan penekanan lebih banyak ke masalah bagaimana mempercepat
pengolahan data dan meningkatkan akurasi, maka konsep SIM fokus pada informasi
dengan penekanan lebih banyak pada kualitas informasi. Pada perkembangan
selanjutnya konsep SIM lebih disempurnakan dengan munculnya konsep-konsep baru,
yaitu: sistem pendukung keputusan (decision support system/DSS30),
sistem otomatisasi perkantoran/office automation43, sistem
informasi eksekutif (executive information system/EIS), sistem ahli (expert
system), sistem berbasis pengetahuan, serta sistem komunikasi dan kolaborasi.
D. Fungsi
Sistem informasi manajemen
Pada dasarnya fungsi SIM secara umum telah
disinggung dalam pembahasan sebelumnya. Suatu sistem jaringan informasi merupakan
kumpulan dua atau lebih unit pusat dukomentasi secara bersama-sama berusaha
untuk saling memperkuat atau melengkapi koleksi sumber-sumber informasi yang
memiliki serta melancarkan dan mempertinggi mutu pelayanan informasi yang
mereka berikan kepada para pemakai layanan informasi.
Dalam langkah
lanjut, para pemakai layanan jasa informasi memanfaatkan sistem informasi untuk
membantu tugas penentuan kebijakan organisasi para manajer. Memang SIM pada
ujungnya berfungsi untuk mengolah informasi menjadi bahan pengambilan keputusan
yang akurat. Meskipun bahan informasi bukan hanya diperoleh dari sistem ini,
melainkan bisa juga diperoleh dari informasi luar seta pengalaman pribadi
seorang manajer. Lingkup umum dari fungsi pengambilan keputusan ini memiliki
arah yang sangat luas dalam konteks manajemen organisasi. Yang mana pengambilan
keputusan dalam konteks manajemen organisasi mulai dari tahap perencanaan
sampai dengan evaluasi, dan setiap proses pengambilan keputusan terinspirasi
oleh pengolahan informasi secara matang. Dunia bisnis membuktikan kecanggihan
SIM untuk melipatgandakan hasil produksi terkait proses manajemen diatas.
SIM akan membantu manajer dalam mengadakan
perencanaan produk yang harus diutamakan kepada golongan pelanggan selama
periode penjualan berikutnya, membantu manajer untuk mengatur, menyusun tenaga
kerja yang diramalkan, serta mampu menyediakan informasi bagi manajer untuk
secara ketat mengendalikan biaya produksi Goerge M, Scott, memandang sistem
informasi dapat dipergunakan secara nyata untuk mengendalikan operasi,
strategi, dan perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka pendek,
pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus. Batasan inipun
mengungkapkan peran Sistem Informasi dalam penentuan langkah- langkah
informasi, berikut pendampingan pada
pemprosesan23 pelaksanaan pemecahan masalah yang senantiasa
melingkupi
sebuah organisasi, tidak menutup kemungkinan mendapat acuan solusi dari adanya
SIM. Berbagai sektor pemerintah tanpa ragu memanfaatkan konsep SIM dalam
organisasinya, karena memang sistem ini menawarkan solusi dari keresahan
mereka. SIM mampu menyimpan data secara aman, memproses secara tepat, dan
menghasilkan informasi secara akurat.
Dengan bantuan sistem komputer, paket-paket program
tersebut mempunyai keunggulan dalam hal penyimpanan data dalam jumlah yang
sangat besar, mengolah data, juga dengan cepat mengeluarkan kembali sebagian
atau seluruh data jika diperlukan. Selain hanya dengan mengolah data komputer
juga bisa mengerjakan dua tugas secara bersamaan dalam satu layar/ monitor yang
kita sebut denga multitasking29. Para manajer akan terbantu untuk
memproses dan menganalisa ketepatan pola kerja dari sistem komputer.
Fungsi- fungsi yang ada dalam bahasan ini memang
lebih melihat pada peran SIM untuk mendampingi para manajer dalam menjalankan roda
organisasi. Kesalahan fatal yang sering dialami para manajer dalam memimpin
organisasi karena mereka tidak mampu mencerna informasi secara baik, untuk
mengambil keputusan penting.
Semua manajer, apapapun tingkat atau area bisnisnya
(manajemen level26), hingga tingkat tertentu akan melakukan
fungsi-fungsi manajemen diatas. Manajer di tingkat yang berbeda akan memiliki
penekanan pada fungsi yang berlaianan. Peran manajerial Henry Mintzberg27,
seorang profesor di Montreal menyatakan bahwa fungsi-fungsi fayol tidak dapat
mengungkapkan cerita secara lengkap.
Manajemen Berbasis Pondok Pesantren
1. Pengenalan Sistem Manajemen Pondok
Pesantren
Sebelum membahas
apa itu manajemen pesantren maka kita harus tahu dahulu apa itu sistem
manajemen dan apa itu pesantren. Sistem adalah cara, sarana, upaya, dan
organ. Dan manejemen berasal dari bahasa Inggris yaitu management artinya yang
dikembangkan dari kata to manage, yang artinya mengatur atau
mengelola. Kata manage itu sendiri berasal dari Italia Maneggio yang diadopsi dari bahasa latin managiare, yang berasal dari kata manus yang artinya tangan. Dalam bahasa Arab berasal dari nazhoma atau idarah artinya yang menata beberapa hal dan mengabungkan beberapa antara
satu dengan yang lain.
Sedangkan secara terminologis manajemen menurut yang dikutip oleh Made Pidarta terbagi kepada
manajemen sebagai peranan dan manajemen sebagai tugas, hal ini memberi jalan
untuk membedakan kedua istilah itu. Manajemen sebagai tugas ialah melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen sementara itu salah satu manajemen sebagai peranann
disebutkan peranan administrasi eksekutif. Menurut para ahli dikemukakan yang pertama manajemen
adalah mengelola orang-orang, yang kedua adalah pengambilan keputusan, yang
ketiga adalah pengorganisasian dan pemanfaatan sumber-sumber untuk menyesuaikan
tujuan yang telah ditentukan.
Jadi Sistem pondok pesantren
adalah sarana yang bertugas sebagai perangkat organisasi yang diciptakan untuk
diciptakan untuk mencapai tujuan pendidikan4 yang berlangsung dalam pondok pesantren.
Sudah menjadi common sense bahwa
pesantren lekat dengan figur kyai. Kyai dalam pesantren merupakan figure pesantren sentral, otoritatif, dan pusat seluruh kebijakan dan perubahan. Hal ini erat kaitanya
denggan dua faktor :
Pertama, kepemimpinan yang tersentralisasi pada individu yang
bersandar pada karisma serta hubungan yang bersifat patemalistik. Kebanyakan pesantren menganut pola mono manjemen dan mono
administrasi sehingga tidak ada delegasi kewenanggan ke unit-unit kerja yang ada dalam organisasi.
Kedua, kepemilikan pesantren bersifat
individual atau keluarga bukan komunal. Otoritas individu kyai sebagai pendiri
skaligus pengasuh pesantren sanggat besar dan tidak bisa di ganggu gugat.
Faktor nasab atau keturunan juga kuat
sehingga kyai bisa mewariskan kepemimpinan pesantren kepada anak ( istilahnya
putra mahkota) yang di percaya pada komponen pesantren yang berani memprotes.
Sistem seperti ini kerap kali menggundang sindiran bahwa pesantren seperti
kerajaan kecil.
Sejalan dengan penyelenggaraan
pendidikan formal beberapa pesantren menggalami penggembanggan pada aspek manajemen, organisasi, dan administrasi penggelolan keuanggan.Perkembanggan ini dimulai dari perubahan gaya
kepemimpinan pesantren dari karismatik kerasionalostik, dari otoriter paternalistic ke diplomatik
partisipatif. Sebagai contoh kasus kedudukan dewan kyai di
pesantren tebu ireng menjadi salah satu unit kerja kesatuan administrasi
penggelolaan penyelenggaraan pesantren sehingga pusat kekuasaan sedikit
terdistribusi di kalangan elite pesantren dan tidak terlalu terpusat pada kyai.
Beberapa pesantren sudah
membentuk badan pengurus harian sebagai lembaga payung yang khusus mengelola
dan menanggani kegiatan-kegiatan pesantren misalnya pendidikan formal, diniyah,
penggajian majelis ta’lim, sampai pada masalah pengginapan (asrama santri),
kerumah tanggan, kehumasan. Pada tipe pesantren ini pembagian kerja antar unit
sudah perjalan denggan baik, meskipun tetap saja kyai memiliki pengaruh yang
kuat.
Sayangnya perkembangan
tersebut tidak merata di semua pesantren. Secara umum pesantren masih
menghadapi kendala serius menyangkut ketersediaan sumber daya manusia
profesional dan penerapan manajemen yang umumnya masih konvensional, misalnya
tiadanya pemisahan yang jelas antara yayasan, pimpinan madrasah, guru dan staf
administrasi, tidak adanya transparasi pengelolaan
sumber-sumber keuangan belum terdistribusinya pengelolaan pendidikan, dan
banyaknya penyelenggaraan atministrasi yang tidak sesuai aturan baku
organisasi. Kyai masih merupakaan figure sentral dan penentu kebijakan
pendidikan pesantren.
Rekuitmen ustadz atau guru,
penggembangan akademik, reward sistem, bobot kerja juga tidak berdasarkan
aturan yang berlaku.penyelenggaraan pendidikan sering kali tanpa perencanaan.
Berapa banyak pesantren yang memiliki rencana induk pengembangan (RIP), dan
statutnya misalnya sebagai pedoman penggelolaan pendidikan.
Kerumitan dan permasalahan ini
menyebapkan antara normativitas dan kondisi objektif pesantren ada kesenjangan termasuk dalam
penerapan teori manajemen pendidikan. Semata-mata berpegang pda normativitas dengan
mengabaikan kondisi obyektif yang terjadi di pesantren adalah tindakan kurang
bujaksana, kalau tidak dikatakan gagal memahami pesantren. Akan tetapi
membiarkan kondisi itu berjalan terus tanpa ada pembenahan juga tidak
arif. Penerapan manajemen pendidikan tidak hanya di tetapkan tanpa
mempertimbangkan atau mengakomodasi keadan yang riil di
pesantren. Harus ada toleransi dalam menyikapi kesenjangan itu secara wajar
tanpa menggundang konflik.
Pondok pesantren seringkali
menerapkan pola manajemen yang berorientasi pada penanaman jiwa ketulusan,
keiklasan, kesukarelaan yang biasa di kenal dengan istilah “lillahi ta’ala”. Konsep tersebut menjiwai hampir semua aktifitas pada pondok pesantren namun konsep
tersebut pada masa lalu banyak
memiliki kelemahan karena tidak diimbanggi dengan kemampuan manajemen modern
tampak kurang beraturan dan kurang efisien.
Konsep pengembangan manajemen
pondok pesantren harus lebih akomodatif terhadap perubahan yang serba cepat
dalam era global saat ini. Oleh karena itu idealisme”lillahi ta’ala” tersebut harus dilapisi dengan profesionalisme yang
memadai, sehingga dapat menghasilkan kombinasi yang ideal dan utuh yaitu
idealism-profesionalisme. Dengan kombinasi konsep manajemen yang ideal tersebut
diharapkan akan tetap dapat mempertahankan eksistensi pondok pesantren di satu
sisi, serta dapat menigkatkan daya kompetitif pesantren dalam era global di
sisi lainya. Kombinasi tersebut dapat menghasilkan konsep manajemen pondok
pesantren denggan karakteristik baru yang ideal. Selain itu juga dapat disebut
sebagai Manajemen Berbasis Pondok Pesantren (MBPP). Dengan MPBB baru tersebut
diharapkan akan dapat menghasilkan karakteristik pondok pesantren yang efektif.
Karakteristik MBPP baru
tersebut dapat dianalisis dengan pendekatan system yaitu dari segi input-proses-output. Hal itu didasari atas pemikiran
bahwa pondok pesantren merupakan suatu sistem sehingga menguraikan
karakteristik MBPP juga didasarkan pada proses output yang dapat menunjang
perkembangan pondok pesantren secara keseluruhan. Dimana karakteristik tersebut ditandai dengan adanya pondok
pesantren yang didasarkan pada input maupun ouput yang ada. Uraian berikut dimulai dari output dan di akhiri dengan imput
mengingat output memiliki tingkat kepentingan tertinggi, sedangakan proses
memiliki tingkat kepentingan satu tingkat lebih rendah dari pada output, dan
input memiliki tingkatan kepentinggan dua tingkat lebih rendah dari pada
output.
1. Output yang diharapkan
Output pondok pesantren harus
memiliki prestasi pondik pesantren yang dihasilkan oleh proses pendidikan dan
pembelajaran serta manajemen di pondok pesantren.Output pondok
pesantren dikelompokan menjadi empat macam:
1.
Output berupa
prestasi penggetahuan akademik keagamaan.
2.
Output berupa
prestasi penggetahuan akademik umum.
3.
Output berupa
prestasi keterampilan atau kecakapan hidup.
4.
Output berupa
prestasi dalam bidang non akademik.
2. Input podok pesantren
Karakteristik dari pondok
pesantren yang efektif diantaranya adalah memiliki input dengan karakteristik
sebagai berikut:
a.
Adanya kebijakan, tujuan dan sasaran mutu yang jelas
b.
Sumber daya
tersrdia dan siap.
c.
Staf yang kopeten,
berdedikasi tinggi dan berakhlakul karimah.
d.
Memiliki harapan
prestasi yang tinggi.
e.
Fokus pada pelanggan khususnya para santri.
f.
Adanya input manajemen yang
memadai untuk menjalankan roda pondok pesantren.
Pondok Pesantren Bahrul ‘Ulum adalah salah satu pondok Pondok Pesantren
Bahrul ‘Ulum adalah salah satu pondok pesantren yang ingin memanfaatkan sistem
informasi manajemen untuk membantu menjalankan aktifitas kepesantrenan. Dalam
hal ini sistem yang ingin diterapkan adalah sistem informasi manajemen berbasis
WEB dan e-mail28 dan SMS.
Pondok Pesantren Bahrul
‘Ulum merupakan institusi yang mengatur segala hal yang berkaitan dengan
penyelenggaraan pendidikan maupun hal-hal yang berkaitan dengan kepesantrenan.
Sebagai institusi pendidikan pondok pesatren menginginkan sebuah sistem yang
dapat mengelola atau memanajemenkan kebutuhan bagi kegiatan pesantren. Adapun
kondisi yang terjadi pada institusi ini, diantaranya pondok pesantren Bahrul
‘Ulum memiliki jumlah santri yang cukup banyak dan pendataan santri-santri
belum dikelola dengan baik hanya sebatas dicatat atau dibukukan secara manual.
Selain data santri, data pengurus dan data pengampu materi pembelajaran pondok belum
dikelola secara baik. Permasalahan lainnya adalah kurangnya manajemen yang baik
antara lain manajemen kamar, manajemen kepengurusan,pelanggaran,dan kegiatan
secara terkomputerisasi.
Konsep
Penggunaan Sistem Informasi Manajemen melalui Web/Website
a.
Pengertian web/website
Web atau
website merupakan
kumpulan halaman yang menampilkan informasi data, teks, gambar, data animasi,
suara, dan gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun yang
bersifat dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait
dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink).
Secara
terminologi, pengertian website adalah
kumpulan dari halaman-halaman situs/link, yang biasanya terangkum dalam sebuah
domain atau subdomain, yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (WWW)38 di internet. Website
pertama kali ditemukan oleh Sir
Timothy John, Tim Berners-Lee. Pada 1991 website terhubung dengan
[link:2831] jaringan. Tujuan dari dibuatnya website pada saat itu yakni untuk
mempermudah tukar menukar dan memperbaharui informasi kepada sesama peneliti di
tempat mereka bekerja. Website dipubliksikan ke publik setelah adanya
pengumuman dari CERN pada tanggal 30 April 1993. CERN menyatakan bahwa website
dapat digunakan secara gratis oleh semua orang. Ada 2 macam jenis Website,
yakni yang website statis dan website dinamis. Website statis, yakni website
yang informasinya merupakan informasi satu arah, yakni hanya berasal dari
pemilik softwarenya saja. Umumnya website ini bersifat tetap, jarang berubah,
dan hanya bisa diupdate oleh pemiliknya saja. Contoh dari website statis ini,
yaitu profil perusahaan. Sementara itu, website dinamis merupakan website yang
mempunyai arus informasi dua arah, yakni yang berasal dari penguna dan
pemillik,sehingga pengupdate-an dapat dilakukan oleh pengguna dan juga pemilik
website. Contoh dari website dinamis ini, yaitu Friendster,Multiply,Facebokk,
dll.
b.
Unsur-unsur Website
a)
Nama Domain
Pengertian Nama domain atau biasa disebut dengan
Domain Name atau URL adalah alamat unik di dunia internet yang digunakan untuk
mengidentifikasi sebuah website, atau dengan kata lain domain name adalah
alamat yang digunakan untuk menemukan sebuah website pada
Nama domain
diperjual belikan secara bebas di internet dengan status sewa tahunan. Nama
domain sendiri mempunyai identifikasi ekstensi/akhiran sesuai dengan
kepentingan dan lokasi keberadaan website tersebut. Contoh nama domain
ber-ekstensi internasional
adalah
com, net, org, info, biz, name, ws. Contoh nama domain berekstensi lokasi
Negara Indonesia adalah co.id (untuk nama domain website perusahaan), ac.id
(nama domain website pendidikan), go.id (nama domain website instansi
pemerintah), or.id (nama domain website organisasi).
Peran
SIM berbasis web
Keefektifan suatu organisasi ditentukan dengan alur sistem informasi dan keefesienan aliran
informasi yang mampu memberikan fungsi kualitas informasi yang dapat diakses.
Internet dapat dipandang sebagai teknologi web internal yang memberikan banyak keunggulan dari segi
teknologi informasi, antara lain:
a)
Universal Platform, yang mampu mencari, melihat, memper-baharui, dan
menyimpan berbagai informasi termasuk data numerik dalam basis data relasional.
b)
Unified Organization, yang mampu mengorganisasikan informasi yang
berbeda type dan standard style dalam bentuk artikel, laporan, ataupun tabel.
c)
Lingua Franca. Teknologi web dibangun dari kefleksibelan dan standar
umum yang digunakan. Intranet mampu meng-akses informasi tanpa mengorbankan
sistem informasi telah ada, dengan biaya yang relatif lebih murah. Kombinasi
Intranet dan Internet akan memberikan potensi ke arah perbaikan bisnis secara
elektronis, mendunia, seketika dan diperkira-kan akan menggantikan telepon dan
video.
Web memberikan
banyak kemudahan dalam menyatukan keragaman bentuk informasi dalam tipe data teks, audio, video,
gambar ataupun data numerik. Dalam membangun aplikasi berbasis web, sebuah
javascript framework yang dibuat (prototype) dapat lebih memudahkannya. Metode
protyping sebagai suatu paradigma baru dalam pengembangan sistem informasi,
tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem informasi
yang sudah ada, tetapi sekaligus merupakan revolusi dalam pengembangan sistem
informasi manajemen
Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi19 di bidang
pendidikan saat ini menjadi kebutuhan yang tak bisa dielakkan. Internet
merupakan jaringan yang terdiri atas ribuan bahkan jutan komputer, termasuk di
dalamnya jaringan lokal, yang terhubungkan melalui saluran (satelit18,
telepon, kabel) dan jangkauanya mencakup seluruh dunia (Kamarga, 2002). Jaringan
ini bukan merupakan suatu organisasi atau institusi, sifatnya bebas, karena itu
tidak ada pihak yang mengatur dan memilikinya. Keberadaan internet sendiri
mampu menembus keterbatasan yang selama ini terjadi dalam penggunaan konsep
manual. Melalui internet memungkinkan seseorang dapat mengakses berbagai
informasi dari seluruh penjuru dunia. Internet memiliki banyak fasilitas yang
telah digunakan dalam berbagai bidang, seperti militer, media massa, bisnis,
dan juga untuk pendidikan. Fasilitas tersebut antara lain: e-mail, Telnet,
Internet Relay Chat, Newsgroup, Mailing List (Milis), File Transfer Protocol40 (FTP),
atau World Wide Web (WWW).
Konsep Penggunaan
Sistem Informasi Manajemen melalui SMS
Sistem
informasi manajemen Pondok Pesantren Bahrul ‘Ulum dapat dikatakan berjalan
apabila semua komponen Pondok Pesantren Bahrul ‘Ulum dapat menggunakan dan
memanfaatkan sistem itu sendiri. Sebagai contoh ada suatu sistem
informasi sekolah lengkap dan terpadu yaitu Integrated School Information
System (I-SIS) yang memiliki fasilitas terpadu atau terintegrasi jadi satu
mulai dari database peserta didik, guru, Bimbingan dan Konseling, kartu pelajar
barcode, absensi siswa, guru pegawai, nilai (ulangan, UTS, UAS, try
out dll) Rapor otomatis, pembayaran, SMS Gateway. Selain itu I-SIS
juga bisa terhubung dengan Scanner LJK bila ulangan atau ujian menggunakan
lembar jawaban komputer maka scanner akan otomatis mengirim nilai ke
database sistem, untuk absensi siswa, guru dan pegawai dapat menggunakan sidik
jari yang otomatis terlapor ke wali siswa bila siswa bolos atau alpha. Manfaat
untuk guru bidang studi nilai akan diolah otomatis tinggal memasukan rumus
sesuai keinginan masing-masing guru, ledger dan rapor juga otomatis
tinggal print.
Aplikasi
SMS Gateway sistem atau biasa disebut SMS Smart School ini
juga mudah karena dikelola sendiri oleh sekolah jadi biaya akses lebih murah
dan mudah dipantau. Dengan SMS Smart School wali siswa dapat menerima
laporan otomatis dari sekolah misalnya : nilai (ulangan, Ujian, Try out, Unas),
absensi siswa, pelanggaran disiplin, pembayaran, data guru dan informasi
sekolah lainnya. Selain terkirim otomatis wali murid juga bisa mengirim
permintaan info sekolah melalui SMS. Dengan SMS ini guru juga bisa mengirim
tugas rumah atau soal melalui SMS,ketika para siswa sedang diliburkan dari
pesantren. Sebagai manajer di pondok pesantren Kepala sekolah bisa memantau aktivitas di
sekolah melalui handphone. Dalam sistem ini juga dilengkapi aplikasi perpustakaan,
piket, bel sekolah dan lain-lainnya yang dibuat dengan aplikasi yang
user-friendly47. Waktu yang dibutuhkan implementasi I-SIS sampai
berjalan hanya 3 hari termasuk training dan pelatihan. Gambaran di
atas adalah sebuah sistem informasi manajemen sekolah yang saat ini sangat
diperlukan dalam pengelolaan sekolah yang modern berbasis teknologi informasi
yang sangat bermanfaat untuk efisiensi kerja, meningkatan mutu pembelajaran
maupun efisiensi biaya.
Pada
pelaksanaan implementasi sistem informasi manajemen sekolah, suatu
sistem dapat dikatakan berjalan baik dan normal apabila semua komponen sekolah
mulai guru, bimbingan konseling, tata usaha, bendahara dan juga kepala sekolah
bisa menggunakan dan memanfaatkan fasilitas sesuai dengan kebutuhan masing-masing
dan tidak tergantung pada administrator sekolah yang disebut sebagai CIO (Chief
Technology Officer )31 yang bertindak dan bertanggung jawab penuh
untuk memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan
informasi saja, melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya yang nama
lain dari CIO kita sebut sebagai manajer.
Manajemen
pendidikan merupakan sekumpulan fungsi untuk menjamin
Efisiensi
dan efektivitas pelayanan pendidikan, melalui perencanaan, pengambilan
keputusan, perilaku kepemimpinan, penyiapan alokasi sumber daya, stimulus dan
koordinasi personil, penciptaan iklim organisasi yang kondusif, serta penentuan
pengembangan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan siswa dan masyarakat di masa
depan. Sehingga dapat dikatakan bahwa manajemen pendidikan pada hakikatnya
adalah menyangkut tujuan pendidikan, manusia yang melakukan kerjasama, proses
sistemik dan sistematik serta sumber-sumber yang didayagunakan. Sehingga dapat
dinyatakan bahwa manajemen pendidikan adalah suatu cabang ilmu manajemen
pendidikan yang mempelajari penataan sumber daya manusia, kurikulum, fasilitas
sumber belajar, dana serta upaya mencapai tujuan lembaga secara dinamis.
Pengelolaan sistem informasi manajemen pendidikan terdiri atas unsur input,
proses dan output.
Apabila
unsur-unsur tersebut diterapkan pada Pondok Pesantren Bahrul ‘Ulum, maka akan
terlihat sebagai berikut :
1. Input
terdiri atas kurikulum,kesiswaan,kepegawaian, sarana dan prasarana, hubungan
sekolah dengan masyarakat, keuangan, marketing dan sim biodata smk ;
2. Proses
dapat dilakukan dengan manual dan bantuan computer. Proses manual dengan cara
konvensional sedangkan proses dengan bantuan computermempersyaratkan
kondisi tertentu, yaitu : adanya struktur organisasi dan prosedur yang pasti,
tersedia data, adanya pengelolaan dan pemeliharaan system;
3. Output merupakan
informasi yang disajikan untuk pimpinan
(kepala
sekolah) atau pihak lain yang membutuhkan sebagai bahan dalam
membuat
atau mengambil keputusan.
Proses
penerapan pengelolaan sistem informasi manajemen pendidikan
berbasis
computer, harus di ketahui bagaimana proses dan alur penanganan informasi di
sekolah, yaitu :
a. Proses
perencanaan data, menetapkan tujuan, jenis data dan waktu
pengumpulan
data;
b. Proses
pengorganisasian data, menentukan tugas dan ruang lingkup data yang ditangani
oleh sekolah ;
c. Proses
pengumpulan dan penyiapan data, menentukan metode , menentukan
sumber
data, dan menyusun pengumpulan data, serta pelaksanaan pengumpulan data;
d. Proses
pengolahan data, menentukan format sajian, menyesuaikan permintaan informasi
dan mengamankan informasi;
e. Proses
penyajian laporan, menganalisis dan menginterprestasikan hasil olahan
data
serta mengamankan hasilnya.
Untuk
melihat sampai sejauh mana proses implementasi Pengelolaan sistem informasi
manajemen pendidikan pesantren, sebagai kepala sekolah mempunyai beberapa
kriteria dalam menjalankan sistem informasi manajemen pendidikan antara lain
sebagai berikut :
1)
Dapat menentukan pendekatan yang tepat dalam merencanakan sistem Informasi
manajemen pendidikan di sekolahnya.
2)
Penerapan sistem informasi manajemen pendidikan secara efektif dan efisien oleh
kepala sekolah ditunjukkan dengan kemampuan: mengumpulkan data secara komprehensif
sesuai dengan kebutuhan, mampu mengolah data dengan menjadi informasi yang
tepat, mampu menggunakan sistem informasi manajemen pendidikan sebagai hasil
olahan dalam mengambil keputusan.
Dalam
pelaksanaan administrasi sistem informasi digunakan beberapa Macam
administrasi yaitu administrasi ketatausahaan, administrasi guru dan pengajaran.
Pengelolaan dan pelaksanaan SIMDIK telah banyak membantu, memperlancar dan
mempermudah pelaksanaan administrasi ketatausahaan di sekolah. Hal ini
disebabkan karena segala informasi maupun data yang menyangkut administrasi
sekolah telah tersimpan sehingga dapat memperlancar kegiatan akademik,
tersedianya informasi yang dibutuhkan, secara cepat dan tepat, pekerjaan akan
lebih efektif dan efisien.
Kriteria
atau ukuran keberhasilan manjemen pendidikan adalah produktivitas pendidikan,
yang dapat dilihat pada produk, hasil atau efektivitas dan pada proses, suasana
atau efisiensi. Kriteria keberhasilan memerlukan proses manajemen pendidikan,
minimal meliputi perilaku manusia dalam berorganisasi.
Perilaku
manusia dalam berorganisasi dapat dinyatakan dalam bentuk perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan atau pengendalian termasuk memimpin.
Organisasi
yang menjadi tempat untuk membina dan mengembangkan karir-karir sumber daya
manusia, memerlukan manajer yang mampu merencanakan, melaksanakan, memimpin
dan mengendalikan agar organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Ada tiga hal penting yang perlu dicermati dari definisi tersebut antara lain
proses, pendayagunaan seluruh sumber organisasi dan pencapaian tujuan
organisasi yang telah ditetapkan.
Dalam
manajemen pendidikan, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping
menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia manusia
itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki
pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang
dilakukan oleh pimpinan harus berpegang beberapa prinsip, yaitu :
1)
Prinsip pengarahan pada tujuan ;
2)
Prinsip keharmonisan dengan tujuan ;
3)
Prinsip kesatuan komando.
Pendelegasian
wewenang bersifat lebih umum. Pemimipin melimpahkan
sebagian
dari wewenang yang di milikinya kepada bawahan melalui Job
Discription(jabaran tugas) pada masing-masing personil. Secara praktis
fungsi Actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim
kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi
dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi actuatingtidak
terlepas dari fungsi manajemen melalui penentuan masalah, penetapan
tujuan, penetapan tugas dan sumber daya penunjang, menggerakkan dan
mengarahkan, memiliki keberhasilan sumber daya manusia.
Dalam dokumen Rencana Strategis/Tactical25 (Renstra)
Pendidikan Nasional 2005-2009 yang tertuang dalam Kepmen Mendiknas No. 32 Tahun
2005, permasalahan pendidikan di Indonesia dikelompokkan menjadi tiga masalah
besar, yaitu masalah yang berkaitan dengan: (a) Pemerataan dan perluasan akses
pendidikan, (b) Mutu, Relevansi dan daya saing keluaran (output) pendidikan,
dan (c) Tata kelola, akuntabilitas dan citra publik tentang sistem pengelolaan
pendidikan.
Bukan sekedar network, internet dan sistem aplikasi46 berbasis
Web(contoh: e-learning dan system kepegawaian online/office
automation) atau yang lebih dikenal HTTP (Hypertext39 Transfer
Protocol40). Protokol adalah spesifikasi dari format data yang
dikirimkan diantara alat-alat komunikasi yng salah satu dari pengembangannya
disebut etehrnet48 yang dikembangkan oleh xerox, yang mana eternhet
adalah salah satu protokol terbuka. Penyediaan dan memanfaatkan secara optimal
perangkat komputer (hardware) dalam laboratorium sekolah, seperti
router59, swicthing hub49, modem, server dan client (PC
desktop dan laptop). Membangun jaringan Local Area Network (LAN51)
atau Wide Area Network (WAN52) dalam laboratorium tersebut.
Pengamanan dan Pengendalian
Beberapa hal yang menjadi tantangan manajemen menghadapi beberapa resiko
dalam penggunaan sistem informasi menggunakan web adalah bagaimana
merancang sistem yang kuat dan bagaimana memenuhi standar jaminan kualitas.
Adapun beberapa ancaman dan gangguan yang mungkin terjadi adalah
sebagai berikut:
a. Kerusakan hardware (seperti input device,
processing device, output device dan storage device) dan software
b. Tindakan-tindakan personil bisa berupa hacker dan
craker
c. Penyerangan melalui media jaringan internet seperti
spyware9 dan virus8 yang penyerangannya dapat
juga melalui media USB flash drive
d. Kebakaran
e. Permasalahan listrik
f. Program berubah
g. Masalah telekomunikasi
Dari ancaman tersebut kita dapat melakukan tindakan pengaman atas informasi
data atau data security, antara lain :
a.
Meng-optimalkan program Human Capital50 yang
ada sehingga proses pencegahan dapat berjalan dengan baik.
b.
Dapat membantu memecahkan kemacetan sistem
baru yang belum dikerjakan dengan cara rekayasa ulang58 sistem.
c.
Membuat backup arsip data
secara periodik
d.
Penyimpanan data atau basis
data dilokasi terpisah. Pada saat ini sistem basis data sudah
dikembangkan pada mesin - mesin komputer kecil sampai komputer yang lebih besar
seperti mainframe12. Tujuan dari hal tersebut secara keseluruhan
adalah untuk melakukan perawatan informasi dan menyajikannya kapan saja
dibutuhkan oleh pengguna.
e.
Membuat otorisasi penguna
f.
Pembuatan prosedur pemulihan / recovery
Dalam hal penyalah gunaan internet
pemerintah negara kita juga mengeluarkan aturan-aturan untuk hal teknologi ini.
Salah satu isi dari UU ITE32 ini adalah “mereka yang
secara sengaja dan tanpa hak melakukan penyadapan atas informasi dan/atau
dokumen elektronik pada komputer atau alat elektronik milik orang lain akan
dikenakan hukuman berupa penjara dan/atau denda. Hal itu tertuang dalam Bab VII
tentang Perbuatan Yang Dilarang, Pasal 31 ayat (1) dan (2)”.
PENUTUP
Pondok pesantren sekarang ini menjadi salah satu instansi
pendidikan yang muali banyak diminati masyarakat pekanbaru. Namun, peranan
sistem informasi pada sekolah ini belum diajalnkan dengan baik yang mana masih
menggunakan cacatan dan arsip berupa manual. Dengan adanya sistem informasi,
segala kepengurusan kesantrian, pendaataan karyawan, pendataan alumni, kegiatan
organisasi dan sarana yang ada dapat diketahui dengan mudah dengan dengan
adanya bantuan sistem.
Penerapan
Sistem Informasi Manajemen berbasis Web dan SMS bisa menjadi opsi yang sangat
baik bagi pondok pesantren Bahrul ‘Ulum apabila mampu menggunakannya dengan
baik dan terstruktur. Sehingga Pondok Pesantren bukanlah sebuah lembaga
pendidikan yang kuranng diminati oleh peserta didik dikarenakan kurangnya akses
mereka untuk melampaui dunia lainnya.
Pada era modern saat ini,
telah terjadi perkembangan pesat dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi,
khususnya teknologi komputer dan komunikasi atau sering disebut dengan era
informasi. Jika pada mulanya komputer digunakan hanya sekedar alat penghitung,
maka dewasa ini mesin komputer telah mampu menggantikan peran atau tugas-tugas
rumit yang dilakukan oleh manusia, bahkan sanggup menirukan proses biologis
manusia dalam pengambilan keputusan.
Can machine think ? demikian pertanyaan yang muncul seiring dengan
berkembangnya bidang kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI).
Pertanyaan lain yang akan muncul: mampukah sistem pakar tersebut memberi
kontribusi nyata di dalam pengelolaan sumberdaya alam ?. Untuk menjawab
pertanyaan tersebut, di dalam artikel ini akan dibahas secara cermat tentang
apa itu teknologi berbasis pengetahuan (knowledge-based24 expert
system), mulai dari perkembangan teknologinya sampai pada
aplikasinya pada pengelolaan sumberdaya alam.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Ahmad
Aziz, Perkembangan Madrasah Suatu Tinjauan Historis-Politis, (Edukasi.
Adam I Indra
Wijaya, Perubahan dan Pengembangan Organisasi (Bandung: Sinar Baru,
1989), 244.
Ali Hasan dan Mukti
ali, Kapita Selekta Pendidikan Islam, (jakarta: pedoman Ilmu Jaya, 2003)
dan
Proses (Jakarta: Erlangga, 1994), 658.
Eti
Rochaety, dkk, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta: PT Bumi
Aksara)
James L. Gibson
dan Ter Djo Ebon Wahid, Organisasi dan Manajemen; Perilaku Struktur
Jurnal
Penelitian Pendidikan Agama dan Keagamaan. Vol. 4 No. 2., 2006),
Kamarga, Hanny. (2002). Belajar Sejarah
melalui e-learning; Alternatif Mengakses Sumber Informasi Kesejarahan. Jakarta:
Inti Media.
Lawanto, Oemardi. (2000). Pembelajaran
Berbasis Web sebagai Metoda
Malik
Fajar, Madrasah dan TantanganModernitas, (Bandung: Mizan, 1999)
Moekijat,Pengantar
Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005).
Public,
(Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2001)
Wahyudi
Kumorotomo & Subando Agus Margono, Sistem Informasi Manajemen dalam
Organisasiorganisasi
Raymond McLeod
& George P.Schell, Sistem Informasi Manajemen,Edisi10.
Langganan:
Postingan (Atom)